Assembleia de condomínio: como convocar, conduzir e registrar

A assembleia é o órgão máximo do condomínio. É nela que se aprova o orçamento, se definem as contribuições, se autorizam obras e se elege o síndico. Fora dela, quase nada de relevante pode ser decidido de forma definitiva.

Justamente por isso, o rito importa. Uma decisão tomada em assembleia mal convocada ou mal registrada pode ser anulada meses depois, quando a obra já começou, o dinheiro já foi gasto e desfazer custa muito mais do que teria custado fazer certo.

A convocação

A convocação precisa alcançar todos os condôminos, respeitar a antecedência prevista na convenção e trazer a pauta com clareza suficiente para que cada um decida se vale a pena comparecer.

Dois erros comuns aparecem aqui:

• Pauta genérica. Itens como “assuntos gerais” não autorizam deliberação sobre matéria relevante. Quem não foi porque a pauta parecia irrelevante tem argumento para questionar o que se decidiu.
• Convocação incompleta. Deixar de convocar um condômino, ainda que por engano, é vício que pode contaminar a assembleia inteira.

O quórum

Não existe um quórum único. Ele varia conforme a matéria: despesas ordinárias, obras necessárias, obras voluptuárias, alteração da convenção e mudança de destinação do prédio têm exigências distintas, definidas pelo Código Civil e pela convenção do condomínio.

Verificar o quórum antes de submeter o item à votação evita o cenário mais frustrante: aprovar por unanimidade dos presentes algo que exigia maioria do total de condôminos.

A condução dos trabalhos

Alguns cuidados que sustentam a validade da assembleia:

• Conferir presença e representação, lembrando que procurações precisam atender ao que a convenção exige.
• Verificar quem está apto a votar, observando eventual restrição prevista para inadimplentes.
• Discutir cada item da pauta separadamente, sem pacotes.
• Registrar votos contrários e abstenções, e não apenas o resultado.

A ata

A ata é a prova do que aconteceu. Deve refletir a realidade da assembleia: quem esteve presente, o que foi discutido, como cada item foi votado e qual o resultado apurado.

Ata vaga é problema adiado. Quando o conflito aparece, e em condomínio ele aparece, é a ata que vai dizer se a decisão se sustenta.

Assembleia virtual e híbrida

A realização por meio eletrônico se consolidou e trouxe ganho real de participação. Ainda assim, exige atenção à previsão na convenção, à forma de identificar os participantes, ao registro dos votos e à garantia de que quem não domina a ferramenta não fique excluído da decisão.

Quando vale procurar orientação

Nem toda assembleia precisa de advogado. Mas quando a pauta envolve alteração de convenção, obra de grande porte, destituição de síndico ou qualquer matéria com potencial de disputa, a presença de orientação jurídica na preparação costuma custar bem menos que a anulação posterior.